Entenda o que é o outsourcing estratégico e sua importância

Muitos gestores ainda enxergam, com certa resistência, a possibilidade de adoção de um outsourcing em sua empresa. Devido a visões mais tradicionalistas, acreditam que isso seria perder o controle de pontos importantes da empresa, principalmente setores estratégicos como o TI.

A grande questão é que é muito melhor para as organizações focarem seus esforços naquilo que realmente dominam, como o core business da empresa. Com isso, cada um faz aquilo que é sua especialidade e a empresa cresce com um todo. Lembrando que o outsourcing não é apenas a mera terceirização. Sabia disso?

Neste artigo vamos mostrar o que é o outsourcing estratégico e tirar suas principais dúvidas sobre o tema. Boa leitura!

O que é outsourcing estratégico?

O outsourcing trata-se de um recurso que os gestores das organizações podem utilizar nas rotinas internas, com a contratação de uma empresa externa para desempenhar uma atividade específica, que antes fazia parte da rotina interna do negócio.

Quando feito de forma estratégica, seu objetivo é trazer melhores resultados em determinado tempo, por meio da adoção das ações de uma empresa externa. Pode-se, por exemplo, delegar todo o seu setor de TI para uma especializada nesse tipo de questão.

Assim, a empresa pode fornecer profissionais especializados em inovação digital, alocando-os em seu negócio, de acordo com o perfil necessário para as suas atividades internas. Com isso, eles não estarão em um outro local, distantes da realidade do negócio: acompanharão o dia a dia do seu negócio, adaptando-se diante dos cenários existentes.

Eles atuarão dentro da jornada definida pelo gestor, já que atuarão in loco, contudo, não terão vínculo empregatício com o seu negócio, mas sim com a empresa contratada. Será ela a responsável por arcar com os salários e encargos trabalhistas, permitindo potencializar os resultados do seu negócio com um bom time e com custos reduzidos.

Contudo, o que diferencia o outsourcing de uma mera terceirização é a qualidade do corpo técnico que atuará em seu negócio. Assim, a empresa fornecedora seleciona profissionais que realmente sejam especialistas naquela área de atuação. Além disso, aplica outras questões, tais como:

• atuam de acordo com a cultura da organização fornecedora do serviço;
• seguem a filosofia da fornecedora;
• têm processos que são definidos previamente pela fornecedora, entre outros.

Assim, consegue entender que o outsourcing é um processo mais complexo do que simplesmente “alugar” colaboradores para sua empresa? Há todo um processo de valores, princípios e missões por parte da organização fornecedora, bem como é possível buscar negócios que trabalhem com uma especialidade. Por exemplo, você pode escolher um outsourcing focado em cibersegurança.

Quando o outsourcing estratégico é utilizado?

O outsourcing, normalmente, é utilizado nas atividades-meio da empresa, ou seja, questões que não estão tão diretamente relacionadas com o core business da organização. Isso porque, normalmente, os esforços da organização estão direcionados para estruturar a atividade-fim, para garantir a criação de um melhor produto ou serviço para a organização.

Contudo, algumas atividades-meio são vitais para a organização. É o caso, por exemplo, do setor de TI. Afinal, em ambientes cada vez mais digitalizados, esse setor tem o papel de propiciar soluções que serão utilizados pelos demais setores.

Quer ver um exemplo da importância desse setor? Se o negócio trabalha com e-commerce, é fundamental que o site esteja sempre no ar, que o atendimento ao cliente esteja atuando de forma impecável, os dados do setor de vendas e marketing precisam ser coletados e devem transitar de forma fluida, bem como garantir a segurança em todas essas etapas. O papel disso é do setor de TI.

Portanto, é fundamental ter profissionais confiáveis e especialistas ou, caso contrário, você poderá ter problemas com essas questões. Em muitos casos, um especialista dessa área pode ter um papel ainda mais importante do que alguns que estão inseridos dentro da lógica do core business.

Qual a importância do outsourcing estratégico?

O outsourcing estratégico permite que a empresa atue de forma a ter uma maior qualificação para atender e superar as expectativas dos clientes. Com isso permite-se, também, um aumento da complexificação das atividades internas.

Por exemplo, seu negócio pode não ter optado pelo uso de um aplicativo mobile para a realização das vendas e aproximação com o cliente porque não havia um corpo técnico eficaz que pudesse implementar essa solução de forma consistente. Ao optar pelo outsourcing, pode-se, assim, aplicar questões que não eram pensadas anteriormente para o negócio.

Além disso, cada vez adota-se uma metodologia de estrutura enxuta para a empresa. Assim, é possível reduzir o corpo técnico contratado pela empresa, sem ter que sentir os encargos trabalhistas na sua folha de pagamento. Esses valores podem ser direcionados para melhorias do negócio. Interessante, não é mesmo?

Outro ponto que evidencia a importância do outsourcing estratégico diz respeito a capacidade de lidar com as adversidades que possam vir a surgir com maior expertise e estrutura. Os profissionais terceirizados poderão recorrer à fornecedora do serviço em casos de problemas, de forma que outros especialistas naquela questão específica poderão resolver a questão.

Assim, seu negócio enfrenta menos problemas e pode ter melhores resultados com menos gargalos ao longo do tempo.

Quais as vantagens do outsourcing estratégico?

Além de tudo que falamos anteriormente, ainda podemos acrescentar outros benefícios em adotar esse tipo de estratégia para o seu negócio. Quer saber mais? Mostraremos a seguir.

Maior flexibilidade

Como não há o vínculo empregatício, é possível garantir maior flexibilidade no seu negócio na formação dos times estratégicos. Por exemplo, você deseja criar um time menor, mas precisa de um maior número de pessoas em um momento inicial, para realizar a adoção e implementação da infraestrutura necessária no dia a dia? O sistema de outsourcing estratégico permite que isso possa ser aplicado.

Assim, você pode ter profissionais alocados em sua empresa para projetos específicos. Com o fim daquela etapa, poderão ser dispensados, sem maior peso para o orçamento do RH da sua empresa, já que não se trata de uma contratação do negócio, mas uma prestação de serviço de terceiros.

Isso também é importante para momentos de mudanças: caso seja preciso reduzir quadros em um cenário de crise, isso poderá ser feito sem maiores problemas. Da mesma forma, caso ocorra um aumento de demanda momentâneo, basta solicitar a outsourcing para que envie mais pessoas para a composição do time.

Menos riscos trabalhistas

Como o colaborador está vinculado a outra empresa, essa responsabilidade pertence a ele, e não ao seu negócio. Por isso, as chances de problemas com a legislação trabalhista são menores — o vínculo empregatício não pertence ao seu negócio.

Assim, o seu setor de RH pode dedicar-se a estabelecer melhor vínculo e maior atenção com os colaboradores relacionados com o core business da empresa, motivando-os para as atividades relacionadas com a atividade-fim. Assim, até as atividades do setor de RH tornam-se mais eficientes.

Custos reduzidos

Com a adoção do outsourcing estratégico, você poderá ter um orçamento mais flexível e custos menores. Afinal, não será preciso investir em processos seletivos, contratações, encargos trabalhistas e com os custos de recisão de contrato no futuro.

Assim, sua empresa poderá direcionar esses valores para outras atividades internas, de igual importância e que merecem atenção. Por exemplo, pode utilizá-lo para implementação de soluções, lançamento de produtos, entre outros pontos importantes.

Atuação de especialistas na área de atuação

Como você incorporará colaboradores de uma empresa especializada em determinada área, poderá certificar-se de que adotará em seu negócio a participação de verdadeiros especialistas na área.

Uma forma de analisar se a empresa de outsourcing estratégico atua de forma eficiente é verificando as empresas que fazem parte do seu portfólio. Assim, é possível verificar se há organizações com boa reputação que estabeleceram confiança com a fornecedora do serviço.

Negócio mais competitivo

Quando a empresa pode dedicar seus esforços apenas para o core business, deixando outras áreas importantes nas mãos de especialistas, é possível dedicar seu orçamento, atenção e criatividade para as atividades principais. Assim, pode-se criar soluções interessantes e importantes que sejam verdadeiros diferenciais competitivos para a organização.

Com isso, é possível criar uma empresa mais competitiva no mercado, capaz de otimizar resultados, trazer inovação em suas atividades-fim, melhor atendimento ao cliente e ter estratégias mais interessantes em seu dia a dia.

Como aplicar o outsourcing estratégico na empresa?

Diante dos benefícios existentes, você pode estar se perguntando agora: mas como implemento o outsourcing em minha empresa de forma eficiente? Vamos mostrar algumas dicas importantes para auxiliá-lo nesse processo e minimizar a chance de erros.

Desenvolva uma estratégia

Coloque no papel quais são os motivos que estão levando você à contratação: o que a empresa visa ter de benefício com o outsourcing? O que se espera com os resultados obtidos? Qual foi a motivação que gerou a contratação? Esses pontos são fundamentais de serem definidos previamente, para minimizar os riscos de escolhas inadequadas.

Planeje a adoção do outsourcing

Nesse ponto, é importante analisar: o que a empresa de outsourcing deve ter para atender aos anseios buscados na etapa anterior? Algumas perguntas importantes a serem respondidas são:

• qual será a função desempenhada pela empresa?
• Será um outsourcing de setor completo ou apenas de um serviço específico (como cibersegurança)?
• Qual deverá ser o perfil do colaborador que atuará em conjunto com a empresa?
• Quantas horas mensais são necessárias para atender às expectativas da empresa?

Pesquise sobre a empresa de outsourcing

Com as informações em mãos, é hora de buscar por empresas que trabalham com esse tipo de serviço e que atuem na sua região. Faça uma seleção daquelas que tenham o perfil mais próximo com as visões e princípios da sua empresa. Isso é importante para não gerar conflitos desnecessários.

Lembre-se de estabelecer critérios objetivos sérios e consistentes para essa escolha. Alguns critérios para isso são:

• portfólio consistente;
• colaboradores capacitados;
• visão de capacitação continuada e atualização constante dos funcionários;
• custo-benefício, entre outros.

Realize a contratação

Encontrou um fornecedor de outsourcing de confiança e que atenda a todos os anseios da sua empresa? Realize a negociação para começar o processo de contratação. Nessa fase, conversem sobre valores, modelos, demandas de trabalho. O processo de sinergia começa já nessa fase. Quanto mais vocês tirarem suas dúvidas, melhor será a adaptação posteriormente.

Facilite o processo de integração

Quem está chegando precisa ser integrado aos processos e a cultura do seu negócio. Afinal, será preciso adotar uma maior sinergia entre os colaboradores da fornecedora do serviço e aqueles que já estejam em seu negócio. Isso é fundamental, principalmente, para a TI, que é uma área que envolve as mais diferentes áreas do negócio.

Mensure os resultados

Outro ponto importante é realizar a mensuração dos resultados obtidos após a adoção do outsourcing e verificar se, de fato, eles são vantajosos para a sua empresa. Defina as métricas de análise que são importantes para o seu negócio e faça a mensuração periodicamente. Assim, será possível aplicar, de forma eficiente, a próxima dica.

Faça os ajustes necessários

É normal que, em um primeiro momento, seja preciso contar com diversas etapas de alinhamento entre os colaboradores e a empresa. Afinal, eles chegarão com uma determinada bagagem e o setor de TI da sua empresa terá outro. Conversas constantes, falhas e necessidade de realinhamento ocorrerão constantemente até que se possa desenvolver a sinergia necessária para um bom trabalho.

Como você pôde perceber, o outsourcing estratégico de TI tem um papel fundamental para o crescimento sustentável da sua empresa. Além de permitir o redirecionamento dos recursos para outras áreas igualmente estratégicas, pode-se, também, garantir maior eficácia no dia a dia. Afinal, você poderá ter profissionais estratégicos em sua empresa, que atuarão com sua expertise para a melhoria do setor de TI do seu negócio.

Lembre-se que, no contexto da transformação digital, torna-se fundamental minimizar os erros existentes e despontar no mercado com diferencial diante dos seus concorrentes. Por isso, não deixe de considerar essa possibilidade para melhorar a atuação da Tecnologia da Informação, uma área vital para os negócios.

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