Metodologia Lean: tudo que você precisa saber sobre o tema!

Você gostaria de otimizar processos, reduzindo desperdícios e custos desnecessários? Saiba que a metodologia Lean pode ajudar nesse aspecto. Muito conhecido na indústria automobilística, com o tempo essa abordagem passou a ser adotada em inúmeros outros setores, algo que foi bastante impulsionado pela transformação digital.

Para uma empresa se tornar cada vez mais competitiva, é preciso acompanhar detalhadamente cada processo, no intuito de encontrar gargalos e ineficiências. Sem esse cuidado, o produto final pode chegar ao consumidor com defeitos, o que possivelmente vai congestionar serviços como o SAC. A metodologia Lean conta com uma série de técnicas que ajudam a melhorar as operações da empresa, sendo que falaremos delas ao longo deste artigo.

Quer se aprofundar no tema e entender como aplicar a metodologia Lean na sua empresa? Continue a leitura do nosso artigo até o final!

1. O que é metodologia Lean?

O Lean (ou enxuto) é uma metodologia que surgiu na indústria automobilística da Toyota. O seu foco está na padronização e organização de processos, no intuito de minimizar desperdícios referentes a tempo e insumos. Além disso, o campo de atuação da metodologia Lean vai desde o início da cadeia produtiva, em que as matérias-primas são obtidas junto aos fornecedores, até o transporte dos produtos.

Com o auxílio de várias técnicas, atividades que geram desperdícios e não agregam valor ao produto final passam por enxugamento, automação ou eliminação. Com o grande sucesso da metodologia Lean, ela saiu dos processos industriais e passou a incorporar atividades de diversos setores, como bancos, hospitais e empresas de TI, onde é aplicada em desenvolvimento de software, rotinas de suporte e gerenciamento de aplicações.

2. Qual a importância da metodologia Lean?

Muitas das vezes, as empresas encontram dificuldades em controlar e otimizar os seus processos, bem como tomar decisões mais estratégicas. A abordagem usada antes da metodologia Lean era inspirada em Henry Ford, dono da famosa indústria automobilística que leva o seu sobrenome, onde a produção era em massa, sem levar em conta, por exemplo, fatores como a personalização dos itens produzidos.

O advento da metodologia Lean trouxe um foco maior nos desenhos do consumidor, o que antes não era encontrado no fordismo. A consequência disso foi um aumento de competitividade das empresas, bem como ajudou a nortear os gestores quanto ao controle de estoques e demais operações. O Lean, portanto, é uma ponte entre o negócio e o cliente, de modo que todas as ações tomadas na empresa terão por algo a satisfação do cliente, por meio da melhoria contínua.

3. Quais os princípios da metodologia Lean?

A metodologia Lean é baseada em: valor para o cliente, fluxo de valor, fluxo contínuo, produção puxada e qualidade. Confira cada um desses princípios nas subseções a seguir.

3.1. Valor para o cliente

Consumidores sempre estão à procura de produtos com alto valor agregado. A metodologia Lean busca identificar as principais características que eles esperam em um item ou serviço, o que se traduz em uma cadeia produtiva mais eficiente, de modo a gerar o máximo de satisfação possível.

3.2. Fluxo de valor e fluxo contínuo

Após identificar o que o cliente deseja, é preciso que todas as etapas de produção tenham um foco na excelência do produto final, minimizando desperdícios de insumos e tempo. Além disso, o fluxo de valor deve englobar todas as atividades da empresa. Quando as atividades sofrem interrupções constantes ou demoradas, isso pode prejudicar a qualidade do produto final. O fluxo contínuo tem o objetivo de evitar que as rotinas sejam interrompidas, engajando os colaboradores o máximo possível e considerando as habilidades de cada profissional, no intuito de garantir esse fluxo contínuo.

3.3. Produção puxada

Na metodologia Lean, os produtos são feitos sob demanda, diferente do fordismo que adotava a produção em massa. Esse princípio, portanto, é de grande importância na hora de usar com eficiência as matérias-primas e evitar desperdícios.

3.4. Qualidade

Embora a proposta da metodologia Lean seja enxugar processos, isso está dissociado da ideia de perda de qualidade. Quando se usa menos insumos e fluxos de atividades contínuas, o objetivo final é a excelência, de modo a promover a satisfação do consumidor.

4. Quais os principais desperdícios que a metodologia Lean evita?

Como a metodologia Lean se aplica a toda a cadeia de produção, existem vários desperdícios ao longo do caminho que devem ser mitigados. Abordaremos os principais deles nas subseções a seguir.

4.1. Defeitos e retrabalho

Um produto com defeito é aquele que está fora das especificações que foram definidas no projeto inicial. Para que sejam consertados, eles precisarão de recursos adicionais, o que na prática significa um gasto maior de tempo e material.

4.2. Tempo de espera

Se o fluxo de atividades não é contínuo, significa que os processos precisam aguardar até que outros sejam finalizados. Com a metodologia Lean, há uma soma de esforços para promover uma melhor coordenação dessas atividades, que pode ser feito, por exemplo, com um cronograma de produção que seja mais equilibrado.

4.3. Feedback dos colaboradores

Se os gestores não coletam informações da produção junto aos colaboradores, dificilmente eles terão os meios de saber as otimizações que são necessárias. Portanto, a metodologia Lean preza pela criação de uma cultura de feedback.

4.4. Transporte

Imagine o seguinte cenário: um produto é transportado por longas distâncias e, durante o percurso, ele sofre algumas avarias. Será que de fato é necessário correr esse risco de danificar a mercadoria, ou existem meios de encurtar esse trajeto até o consumidor final ou centro de distribuição? Dependendo das opções disponíveis, a metodologia Lean também pode atuar nesse aspecto, evitando avarias durante o transporte.

4.5. Estoque

É impossível falar em estoque sem citar o conceito de JIT (Just In Time). A ideia aqui é evitar que os insumos de produção ocupem um grande espaço dentro da empresa, uma vez que o excesso dessas matérias-primas também são fonte de prejuízo. Nesse caso, a solução é optar por entregas menores e alinhadas com o ritmo de produção.

4.6. Processos desnecessários

Mesmo quando há um fluxo contínuo de atividades e taxa de erros baixa, há um outro fator que precisa ser trabalhado para não prejudicar a qualidade do produto final: os processos desnecessários. A adoção da metodologia Lean permite identificar tudo aquilo que pode ser enxuto, eliminado ou automatizado, por meio de um mapeamento de processos.

4.7. Tempo excessivo para produzir algo

Se os gestores fazem muitas reuniões sem atingir um objetivo comum, é um sinal de que existem etapas da cadeia produtiva a serem otimizadas. Outra situação é quando há vários níveis de aprovação para se obter algo, que pode ser relacionado, por exemplo, à aquisição de alguma matéria-prima.

5. Quais as vantagens da metodologia Lean?

Como foi possível ver até aqui, a metodologia Lean pode trazer ganhos significativos nos processos internos de uma empresa. Acompanhe a seguir algumas das principais vantagens dessa abordagem.

5.1. Qualidade na produção

Quando se trabalha com rotinas enxutas, os erros e ineficiências podem ser facilmente identificados e corrigidos. Além disso, a padronização que a metodologia Lean proporciona faz com que todas as etapas da cadeia produtiva tenham fluidez e um ritmo definido, contribuindo para promover o quality assurance do produto final.

5.2. Eliminação de falhas

Esse é um benefício que está ligado diretamente com a ideia de autogestão. Em outras palavras, quando o ambiente de trabalho é organizado e enxuto, os próprios colaboradores conseguem identificar rapidamente se há procedimentos que estão fora dos conformes, não precisando, portanto, de instruções específicas por parte do núcleo gestor.

5.3. Redução de custos operacionais

Como vimos há pouco, um dos desperdícios que são tratados pela metodologia Lean são os estoques em excesso, que podem representar prejuízo e ocupação de espaço. Vale complementar que a redução de custos vai além da aquisição sob demanda de insumos, englobando também a economia de energia e combustível, por exemplo.

5.4. Maior produtividade

Os colaboradores da empresa encontrarão um ambiente propício para serem mais produtivos. Entre as principais razões para isso estão a organização e a padronização das atividades, bem como a facilidade em encontrar gargalos e outros empecilhos às fluidez contínua.

5.5. Redução no ciclo de produção

Encurtar o intervalo entre o início da cadeia e a chegada do produto até o cliente é uma das maiores prioridades em toda empresa. Dessa forma, é possível produzir uma quantidade maior de bens em menos tempo, mas sem ocorrer perda de qualidade.

5.6. Aumento de receita

As receitas da empresa aumentam de duas formas: pela redução de custos e aumento da produtividade. Com isso, os lucros obtidos podem ser reinvestidos na melhoria contínua daqueles processos que são considerados os mais críticos.

6. Como adotar a metodologia Lean na empresa?

Com a adoção de alguns passos, é possível obter os benefícios da metodologia Lean que citamos. Embora seja algo que demande um certo esforço inicial, os resultados farão com que todo o trabalho empreendido para otimizar os processos valha a pena.

6.1. Estudar e organizar o negócio

Nessa primeira etapa, procure saber quais as boas práticas que o seu concorrente está realizando. Com base no que foi coletado, é possível planejar algumas melhorias que podem fazer a diferença no fluxo de processos e satisfação do cliente. Também é importante estudar a fundo o comportamento dos consumidores, identificando os seus desejos e necessidades. Após esse levantamento, fica mais fácil organizar as rotinas internas da empresa para que se adaptem à metodologia Lean.

6.2. Alinhar a equipe

Todos os colaboradores precisam estar devidamente engajados nos novos processos que serão adotados Isso é feito mostrando a eles os impactos que a metodologia Lean vai trazer ao negócio, principalmente relacionados às organização e padronização das atividades.

6.3. Criar metas alcançáveis por meio de pequenas mudanças

Traçar metas alcançáveis evita frustrações futuras e a sensação de que a metodologia Lean não trouxe os resultados esperados. Nesse sentido, podemos traçar um paralelo com a ideia de pequenas mudanças e melhoria contínua dos processos. Em outras palavras, não se deve pensar de imediato em grandes melhorias, sendo que o mais importante é focar na eficiência e padronização de todas as atividades do negócio. Mais ainda, pode se considerar que a perfeição é algo inalcançável, o que aponta ainda mais para a necessidade de foco em melhorar continuamente os processos.

6.4. Fazer testes e medições

Se a sua empresa colocar algum processo em prática, é preciso testá-lo antes. Dessa forma, é possível saber se ela será efetiva e trará os resultados esperados. Depois de passar por essa aprovação, é preciso medir constantemente, escolhendo os indicadores adequados e verificando se ainda existem aspectos que podem passar por melhorias contínuas.

7. Quais as ferramentas usadas na metodologia Lean?

Talvez você esteja se perguntando: quais ferramentas a minha empresa pode usar para implementar a metodologia Lean? Pois bem, existem várias delas, sendo que as principais são:

• Canvas: consiste em um diagrama de visualização de valor dos serviços oferecidos ao cliente;
• Kanban: ferramenta gerencial que permite visualizar atividades pendentes, em andamento e concluídas;
• software de gestão: responsável pelo uso de data science e gerenciamento das operações de todos os setores da empresa.

8. Como a metodologia Lean maximiza o valor entregue ao cliente?

Para que a metodologia Lean entregue o máximo de valor ao cliente, ela pode ser aplicada em todos os processos de produção e gestão. Vale salientar que isso é feito por meio do foco na tecnologia e inovação, bem como avaliação de tendências mercadológicas e monitoramento da concorrência. O uso de tecnologias de gestão são fundamentais, uma vez que os setores envolvidos podem trabalhar com menos atividades burocráticas e mais automação, o que propicia um foco maior naquilo que agrega mais valor ao negócio e, consequentemente, ao cliente.

9. Como a GO.K implanta tecnologias por meio da metodologia Lean?

A GO.K é uma empresa que prioriza ao máximo a experiência e satisfação do cliente, sendo que uma das estratégias que usamos é o business agility. Por sermos uma consultoria digital, nosso foco é em processos enxutos, organizados e padronizados, com foco na melhoria contínua. Além disso, prezamos pelo feedback dos nossos clientes ao longo do período em que uma solução é produzida, de forma flexível e facilmente adaptável.

A metodologia Lean nasceu na indústria automobilística da Toyota, mas com o tempo passou a ser adotada em inúmeros outros setores. Com foco na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua, essa é uma abordagem que agrega bastante valor ao produto vendido ao cliente, proporcionando satisfação e, consequentemente, receitas recorrentes ao negócio.

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